Ayer pude participar en una sesión muy interesante de consultoría en la que el tema principal era la organización interna. 

- ** Es curioso porque casi siempre, por una razón u otra, todo acaba derivando en un problema de organización  - **  

Se plantea un problema a resolver basado en un círculo vicioso adquirido del que no pueden salir y que cada vez se hace más insostenible. 

La empresa se dedica al desarrollo de software a medida y está compuesta por 6 personas (propietario +  responsable proyectos + equipo desarrollo). 

—- SITUACIÓN ACTUAL —- 

El procedimiento que utilizan actualmente para desempeñar su trabajo es el siguiente:

• ClienteX solicita la implementación de una herramienta de gestión de productos y control de stock

• EmpresaY presenta un presupuesto cerrado para el desarrollo de la solución 


• ClienteX acepta el presupuesto y se inicia el ProyectoA


• El responsable de proyectos de la EmpresaY realiza una reunión interna de planificación del ProyectoA en la que se detalla y distribuye trabajo al equipo de desarrollo.
 
• Se inicia el ProyectoA pero a media semana surge un problema que les obliga a dedicarle tiempo al ProyectoB y desplazar parte de las tareas del ProyectoA a otro momento.

• Consiguen finalizar una parte del ProyectoA y comunican al ClienteX que ya puede acceder a la zona de test para probar la herramienta.


• EmpresaY proporciona a sus clientes un entorno tipo trello para que incorpore las anotaciones que considere oportunas.


• ClienteX realiza pruebas y encuentra varios errores que anota en “trello”

• El responsable de proyectos analiza el “trello” y localiza entre el contenido tanto errores de la herramienta como sugerencias de cambio


• Se inicia una nueva fase de desarrollo pero antes de empezar con nuevas tareas se han de resolver los problemas detallados por el ClienteX.


• En las observaciones del ClienteX hay un comentario en el que solicita cambiar una funcionalidad por otra más intuitiva afirmando que es algo evidente.

• EmpresaX lo considera un “error interno por falta de especificación” y para evitar problemas asume el cambio
 
• El ProyectoA empieza a acumular horas de dedicaciones adicionales, tanto en resolución de incidencias como en nuevos desarrollos asumidos. Además de llevar un retraso importante provocado por el ProyectoB.


• El ProyectoA ya tiene más requerimientos que en la fase inicial pero el presupuesto sigue intacto.


• Se finaliza la fase 2 del ProyectoA, junto a las incidencias, y se comunica al cliente que puede volver a probar la herramienta.


• Como no podia ser de otra forma, hay de nuevo incidencias y sugerencias. Y ya no solo del ProyectoA sino también del ProyectoB


• Et voilà … el círculo vicioso adquirido. 

• ** De aquí solo vas a salir con agua caliente- **  

—- PROBLEMA LOCALIZADO —- 

A medida que la conversación con todo el quipo iba avanzando ntre preguntas, respuestas y “excusas”, era consciente de que el problema no era uno sino muchos, y en cadena. En situaciones de este tipo es importante empezar a solucionar los problemas desde la raíz. El problema, valga la redundancia, es localizar el problema principal.

Desde mi punto de vista el procedimiento a aplicar, y que soluciona todos los problemas de la EmpresaX, debería ser el siguiente: